Menos e-mails, mais inteligência
Você, que trabalha mandando e recebendo e-mails, já deve ter passado por essa situação. Chega ao seu local de trabalho, liga o computador e abre o seu programa de e-mail seja lá qual for. Em seguida, começa a ver que o número de e-mails não para de crescer na caixa de entrada e esse quadro não muda durante o dia. Aí, você pensa: será que existe necessidade de um número tão grande de e-mails assim. Muitas mensagens que recebemos são para apenas dizer “obrigado”, ou dar um ok pra alguém fazer alguma coisa. Algo que poderíamos muito bem resolver via instant messenger ou outro comunicador qualquer. Mas, nós já estamos tão acostumados a essa prática do e-mail, que não nos damos conta da perda de tempo precioso que isso nos causa. Isso sem falar naquelas piadas que os colegas insistem em mandar dos e-mails profissionais. Nada contra elas, mas e-mail profissional não é pra isso.
Uma ideia para melhorar a organização da informação são os filtros. Por que não criar um sistema interno que não permita que uma mensagem ultrapasse um certo número de caracteres. Não precisa ser ao estilo Twitter, mas se analisarmos o conceito dessa ferramenta, veremos que o seu objetivo foi sintetizar a mensagem, como dizia o poeta: “cortar palavras”.
Penso que uma rede social interna teria muito a ajudar nessa questão. Intranets, wikis, fóruns também seriam de grande valia para evitar que todos nós nos afoguemos no mar de e-mails. Uma comunicação mais rápida e integrada é o que as empresas realmente precisam para melhorar a relação com seus clientes e consumidores. As chamadas “políticas de uso de ferramentas” em nada podem contribuir, pois são limitadores da comunicação. A chave para um melhor atendimento está na diminuição do tempo de resposta aos consumidores.
É necessário entender que o chamado 2.0 não é simplesmente levar tudo pra web, e sim renovar o que já existe, levando as empresas ao caminho da inovação. Cabe aos seus funcionários o importante papel de analisar para que servem as ferramentas profissionalmente e o tempo que se deve dedicar ao seu uso no horário de trabalho. Responsabilizar a empresa por uma comunicação incompetente é se eximir da responsabilidade de melhorar esse processo.
Para entender melhor como o tempo útil de trabalho é afetado por essa prática do e-mail improdutivo, vale a pena ler esse post, no blog do meu amigo Leo Bragança.
Fabio,
Por muitas vezes me perguntei sobre a necessidade do e-mail e meus pensamentos iam longe, mas sempre chegavam na mesma resposta: “As pessoas não sabem usar a ferramenta”.
Depois de um tempo, verifiquei que muitas mensagens de autorização se tornam necessárias, pois se não fosse o e-mail, teria que ser em um outro documento. Afinal de contas você precisa de uma autorização formal para executar alguma coisa.
Eu ainda acredito que os e-mails que atrapalham o nosso dia a dia são os encaminhados do tipo: Para conhecimento, Para informação, Não sei se você vai precisar, mas… , PPTS, Piadinhas, Envio errado e, claro que não poderia esquecer, dos malditos SPAMs/E-mail Marketing.
Muito bom texto. Parabens.
Concordo, Luis. Acho que isso complica muito o uso do e-mail como ferramenta de comunicação. Qualquer ferramenta mal utilizada, por melhor que seja, pode trazer problemas.
Valeu pela visita.
Abs.